Apakah adanya teknologi untuk membunuh kita semua dan mengambil pekerjaan kita? Tidak benar. Jika kita bisa keluar dari pola pikir dystopian itu, itu benar-benar dapat membantu kita melakukan hal yang lebih baik dalam pekerjaan kita tanpa harus menyerah – dan menghasilkan lebih banyak dari portofolio properti kita.
Belum pernah argumen ini lebih relevan dibandingkan dengan organisasi pemerintah. Jika Anda tidak akrab dengan perangkat lunak manajemen real estat dan persewaan, maka sebenarnya software tersebut untuk membuat hidup Anda lebih mudah sebagai fasilitas atau eksekutif real estat. Kita dapat melihat ini dari sudut pandang tiga layanan utamanya, misalnya:
Akuntansi
Tidak yakin apakah Anda akan datang atau pergi dengan biaya properti Anda? Karena keragaman dan sifat fleksibel dari gedung-gedung pemerintah, sulit untuk menahan pemasukan dan pengeluaran. Perangkat lunak manajemen real estat dan sewa menyelesaikan ini dengan semuanya dalam satu dasbor yang mudah.
Operasi
Ingat apa yang dikatakan tentang fleksibilitas gedung pemerintah? Anda mungkin memiliki bangunan bersejarah yang digunakan untuk kantor administrasi yang diubah menjadi ruang acara publik. Ini berdampak besar pada bagaimana ruang akan digunakan dan memengaruhi hal-hal seperti manajemen energi dan sumber daya staf – yang semuanya dapat Anda lihat lebih jelas dengan perangkat lunak operasi.
Manajemen dan Sewa
Jika ada satu industri yang mencintai birokrasi, itu adalah pemerintah. Para eksekutif real estat dan fasilitas pemerintah dapat menghindari masalah kritis dan menguasai segalanya mulai dari hunian, pembaruan sewa hingga pemasaran properti dengan sistem perangkat lunak khusus.
Tapi itu melihatnya dalam konteks yang lebih luas. Jika Anda benar-benar ingin memanfaatkan perangkat lunak manajemen real estat dan sewa Anda sebaik-baiknya, Anda perlu mengelompokkannya berdasarkan fitur-fiturnya.
Berikut adalah 10 alasan mengapa pemerintah membutuhkan perangkat lunak manajemen real estat dan sewa.
Mulailah mendapatkan nilai yang lebih baik dari portofolio properti Anda dengan fitur-fitur yang harus dimiliki ini.
1. Tetap berhubungan dengan lembaga pemerintah untuk nilai yang lebih baik.
Perangkat lunak manajemen real estat dan sewa membantu menghubungkan Anda dengan agensi dan divisi organisasi Anda. Lembaga negara bagian dan departemen pemerintah daerah dapat mengirimkan pertanyaan, komentar, dan keluhan mereka melalui portal layanan mandiri online.
Mereka juga dapat menggunakan ini untuk memeriksa rincian kontrak mereka, membantu mengurangi potensi konflik terlebih dahulu.
Meskipun ini bagus bagi Anda untuk tetap berada di atas biaya manajemen real estat organisasi Anda, ini juga memberikan visibilitas yang lebih baik untuk agensi dan divisi Anda. Departemen yang memiliki informasi lebih bahagia, yang berarti mereka lebih mungkin bekerja secara kooperatif dengan kelompok Anda.
2. Hemat biaya dengan sistem otomatis.
Apa pun pekerjaan Anda – eksekutif real estat, direktur fasilitas, atau apa pun – Anda tidak perlu membuang waktu untuk terjebak dengan tugas manual. Berapa banyak waktu yang dapat Anda hemat jika Anda tidak terjebak pada tugas penagihan yang melelahkan, misalnya? Demikian juga, Anda dapat menggunakan alat seperti tanda tangan elektronik untuk mendapatkan kesepakatan yang ditandatangani lebih cepat, yang membantu Anda mengamankan keuntungan lebih cepat dan bahkan memiliki efek positif pada lingkungan. Ini adalah situasi menang-menang yang sederhana.
Menggunakan perangkat lunak, Anda dapat mengotomatiskan kebosanan dan yang terpenting adalah mencegah kesalahan. Misalnya, memasukkan data secara manual berisiko menduplikasinya – yang dapat secara tidak sengaja memalsukan angka dan membuatnya tampak seperti Anda menghasilkan lebih banyak atau lebih sedikit uang daripada yang Anda kira. Tetap mudah di beberapa sistem dengan satu alat otomatisasi sederhana.
3. Temukan data yang Anda butuhkan lebih cepat.
Anda tidak pernah tahu kapan Anda mungkin perlu menemukan sesuatu yang cepat-pintar untuk agensi atau departemen yang menuntut. Atau jika Anda berada dalam krisis pendanaan pemerintah, Anda mungkin memerlukan akses ke angka-angka tersebut secara instan.
Perangkat lunak manajemen real estat menggunakan pelaporan waktu nyata untuk memberi Anda angka terbaru tanpa harus menyaring berjam-jam dokumen. Bahkan, Anda dapat menganalisis data hingga 10 kali lebih cepat daripada yang Anda lakukan dengan mata manusia. Kita semua tahu waktu adalah uang, jadi dapatkan nilai yang lebih baik dari bangunan di portofolio Anda dengan analisis data yang lebih cepat.
4. Menjaga biaya operasional Anda lebih rendah.
Cara terbaik untuk menjaga biaya bangunan Anda lebih rendah adalah dengan memahaminya. Hanya dengan mengetahui dengan tepat di mana setiap sen dibelanjakan, Anda dapat merampingkan budget dan pada akhirnya mengurangi biaya Anda. Perangkat lunak manajemen real estat membantu Anda melakukan ini dengan menawarkan fitur-fitur seperti manajemen pengeluaran, pelacakan sewa, dan penagihan yang lebih sederhana.
Awasi biaya tetap dan variabel untuk melihat tren dan mengidentifikasi peluang untuk mengurangi seperlunya.
5. Dapatkan lebih banyak dari setiap gedung pemerintah.
Anda ingin mendapatkan nilai terbaik dari sewa pemerintah Anda, bukan? Dengan menggunakan perangkat lunak manajemen fasilitas, Anda dapat menerapkan pendekatan fleksibel untuk pelacakan dan pemulihan biaya. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi potensi biaya hangus atau dana yang terbuang melalui pemeliharaan, pemanasan, dan pasokan air.
Siapkan pengukur untuk melacak pengeluaran Anda untuk semua masalah perawatan umum ini, dan habiskan lebih sedikit waktu untuk menghitung sendiri! Ini akan membantu Anda memaksimalkan efisiensi untuk nilai yang lebih baik.
6. Memaksimalkan tingkat hunian.
Tidak ada yang ingin mengelola gedung kosong. Kita semua menginginkan departemen yang teratur dan bahagia, yang dapat kita lakukan dengan menggunakan perangkat lunak untuk membantu.
Dengan menggunakan fitur analitik, Anda bisa mendapatkan data yang lebih baik tentang ruang yang ditempati dan kosong, membantu memprediksi tren dan menyelaraskan pemasaran Anda untuk memastikan mereka penuh sepanjang tahun.
Dengan menjaga tingkat hunian Anda tidak hanya tinggi tetapi konsisten sepanjang tahun, Anda dapat menghemat biaya dalam jangka panjang. Kita semua tahu bahwa aturan #1 bisnis adalah biaya untuk mendapatkan pelanggan baru lebih mahal daripada mempertahankan pelanggan yang sudah ada. Hal yang sama berlaku untuk departemen di organisasi pemerintah! Gunakan data untuk keuntungan Anda dan tetap berhubungan melalui portal pelanggan mereka untuk menjaga tingkat hunian tetap tinggi.
7. Alokasikan biaya untuk setiap jenis sewa.
Dari gedung administrasi hingga fasilitas umum, operasi layanan, dan banyak lagi, Anda dapat membedakan berbagai jenis sewa dan biaya sewa yang sesuai. Hemat waktu menyelami tumpukan dokumen dan mencoba membedakan satu lembaga/divisi dari yang lain. Tidak hanya departemen pemerintah saja yang dapat tetap berhubungan melalui portal mereka; Anda juga dapat menyimpan data dengan lebih mudah dan mengetahui dengan tepat berapa penghasilan Anda untuk setiap kategori.
8. Menjaga keamanan data untuk departemen agensi Anda.
Di era perlindungan data, khususnya Peraturan Perlindungan Data Umum, kita perlu memperhatikan cara kita menangani dan menyimpan data. Eksekutif real estat dan direktur fasilitas perlu mengambil pendekatan tidak hanya perlindungan lembaga pemerintah , tetapi juga perlindungan bisnis.
Dengan menggunakan teknologi cloud mutakhir, Anda dan departemen pemerintah Anda dapat yakin bahwa semua data sensitif, dari catatan publik hingga pembayaran, disimpan dengan aman. Tetap patuh dan hindari peretasan data dengan fitur keamanan bawaan perangkat lunak manajemen real estat dan sewa.
9. Buat perubahan sederhana pada area unit.
Anda perlu tahu apa yang sedang Anda kerjakan, dan organisasi pemerintah yang terus berkembang sering mengalami perubahan. Jadi, gunakan perangkat lunak untuk menambahkan aset ke unit Anda, misalnya gambar, peta lantai, atau bahkan anotasi sederhana.
Anda dapat merujuk silang ini dengan mengubah data menggunakan perangkat lunak analitik. Misalnya, jika tingkat hunian berfluktuasi atau Anda memiliki kontrak sewa baru untuk dinegosiasikan, Anda dapat membuat perubahan ini secara waktu nyata. Jangan lupa – analitik tersebut juga membantu Anda memprediksi biaya masa depan dengan tren, membantu Anda mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang biaya seperti sewa, pembersihan, dan pemeliharaan.
10. Mengisi ruang kosong lebih cepat.
Dengan menggunakan dasbor manajemen penjualan sewa properti yang komprehensif, Anda dapat langsung mengidentifikasi tempat kosong Anda dan mengelola prospek prospektif. Ini berarti bahwa perangkat lunak manajemen real estat dan sewa juga dapat digunakan sebagai alat pemasaran untuk eksekutif real estat.
Misalnya, Anda dapat mengidentifikasi kontak potensial dan mengkategorikannya di CRM Anda, menentukan siapa yang dapat diklasifikasikan sebagai prospek yang layak. Anda kemudian dapat menandai mereka tergantung di mana mereka berada di 'corong' pemasaran – misalnya, hanya bertanya atau siap untuk menyewa – dan menyesuaikan pemasaran Anda.
Lebih masuk akal untuk memberikan prospektus kepada seseorang pada tahap penyelidikan daripada mengatur tur lengkap, yang mungkin menghabiskan lebih banyak waktu Anda.
Perangkat lunak dapat membantu Anda mengidentifikasi dengan tepat bagaimana Anda harus memperlakukan setiap prospek, dan mengisi ruang kosong apa pun untuk keuntungan yang lebih cepat.
Tetap terdepan di organisasi Anda
Waktu mereka adalah sebuah perubahan. Dengan lingkungan kerja yang terus berkembang (misalnya, gabungan kerja jarak jauh dan di kantor), manajer fasilitas perlu bersiap untuk perubahan mendadak. Menggunakan perangkat lunak manajemen real estat untuk organisasi Anda tidak hanya membantu Anda mengidentifikasi pola, tetapi juga memprediksi tren di masa depan.
Tidak ada tebakan yang masuk akal – Anda tidak pernah tahu kapan inflasi akan menaikkan biaya perawatan Anda, atau kapan faktor ekonomi akan memengaruhi lembaga pemerintah Anda. Terlebih lagi, organisasi pemerintah berada di bawah pengawasan yang lebih ketat dari sebelumnya untuk tetap patuh. Sederhananya, itu banyak yang harus ditangani manusia!
Menggunakan perangkat lunak seperti real estat dan alat manajemen sewa dari FacilityForce, Anda dapat mengelola semua ini untuk mendapatkan nilai terbaik dari portofolio properti Anda. Hubungi tim pemerintah hari ini untuk mulai menuai hasilnya. Selamat dan semoga sukses..
Post a Comment